研讨会是很多展会上不可或缺的组成。从整体来看，这些研讨会或主题论坛开得成功的并不多见。对于主办方来说，展会上的研讨会或者主题论坛是锦上添花的“应景文章”，还是起到强化展会品牌作用，真正服务参展商、专业观众的务实活动？展会上的研讨会或主题论坛办成怎样算是成功？如何策划成功的研讨会或主题论坛？就此，本刊特别邀请业内资深专家细致分析、精确解读，为广大读者、从业者提供一种全新的思路……
　　求解研讨会“症结”
　　主持人：张丽　本刊编辑
　　特邀嘉宾：(按音序排名)
　　冯培喜  杜塞尔多夫展览（中国）有限公司CEO
　　杜承华  广州光亚法兰克福展览有限公司董事长
　　曾耀德  纽伦堡会展服务（上海）有限公司总经理

　　主持人：目前，会议经济正在兴起，国内很多大中型城市都会积极争办国内外有影响的会议。与这类会议相比，展会上的会议活动、主题论坛或专题研讨会有哪些特点或不同之处？

　　冯培喜：会议经济中多以会议为主。而展会则是以展览为主，以活动为辅，由展会带出活动的主题。会议的主要作用在于传递和交流信息。与会者在会议上进行信息交流、探讨、辩论，通过观点、意见的碰撞产生新的思想，并通过会议传播开来。但是目前许多会议都追求场面的热闹，邀请大量的嘉宾和听众出席，常常是讲完就走，没有太多讨论和交流。这样的会议虽然有特定的作用，但没有针对性，无法产生新思想，失去了举办会议的最大意义。

　　与这类会议相比，展会上的会议活动、主题论坛或专题研讨会涵盖面更广泛，更加灵活多样。不仅可以涉及一些前瞻性、趋势性的理论问题，还可以探讨一些细节性的非常实际的问题。此外，展会上的会议活动更注重实效性，针对性比较强，会议主题既符合行业发展趋势，又切合市场需求、买卖双方的需求。有些议题虽然看起来很小，理论性不强，却更务实，参展企业可以从中获得更多的实用信息。

　　杜承华：展会上的会议或研讨会等具有相当强的专业性和针对性，它是展会独特文化理念和附加值的体现，是主要围绕展会主题展开的一系列不同功能的活动。展会中的附加活动形式多样，例如在2007年9月份举办的asiamold亚洲模具展上，我们举办了各种活动，包括汽车模具展示专场；AutoMold全国汽车及模具质量控制与解决方案研讨会；Asiamold亚洲模具市场及专题研讨会以及工厂参观，商务配对等活动。展会凭借本身的优质平台与号召力，能够为现场活动提供大量高质量专业的参与者。同期活动同时又能够站在更高的平台上帮助参加展会的展商与观众把握本行业发展趋势，甄别随时出现的可能影响行业发展的各种问题并发布相关信息，揭示和彰显新的发展机会。二者相辅相成，优势互补。

　　曾耀德：很多展会上都有最新的技术和产品，应该让参展观众有更多的了解，所以举办相应的会议和论坛是大有必要的。中国有很多由政府、协会等组织举办的大型会议，也有很多的企业年会。与这些会议不同的是，展会上的会议、论坛都要看经济效果，是满足参展商和观众的需求，具有服务的性质。

　　主持人：在业内，会议活动、主题论坛或专题研讨会作为展会不可或缺的组成元素，总能在大大小小的展会上占有一席之地。三位认为一个成功的研讨会对于整个展会能起到哪些促进作用？

　　曾耀德：我知道有些非常成功的展览没有会议，但很多展览的会议也越来越多。很多新的展览公司进入会展行业，都在探索一些创新的形式。我觉得具体要看展会的规模、类型及行业发展的需要，有多少内容需要介绍给参展商和观众。

　　展览是一个大的市场，有供应有需求。展览会上，来自各地的参展商和观众汇聚一堂，展会同期举办会议或论坛对参展商和观众都有好处。它首先可以吸引很多专业观众的注意；其二，这是主办方给与参展商和参展观众的另外一项服务，回馈他们参展的另外一个好处。

　　冯培喜：配对是这些会议活动最重要的作用之一，也是主办方想要达到的主要目的。展会的会议活动、主题论坛，或专题研讨会主题要切合市场需求，与市场同步，而非空谈技术。

　　纵观世界展览业的发展趋势，展览会的作用已经不仅仅限于展示和交易，还是业界交流信息、探讨问题、获取最新发展趋势的一个平台。而展览会期间的会议活动、主题论坛或专题研讨会使这些交流和探讨更加便捷，参展商和观众可以从中获得更多、更实用的信息，同时在交流探讨中碰撞出新思想，获得新的发展思路。这是展览会期间的会议活动的最大作用。因此，作为主办方为参展商和观众提供的增值服务，成功、务实的会议活动可以吸引更多的专业观众以及参展商参会，提升展会的专业效果此外，高规格的，成功的会议可以吸引更多的国内外关注，尤其是更多媒体的关注，帮助展会提升品牌影响力。

　　杜承华：展会是参展商与观众交流信息获取商机的最有效平台。展会上的各项研讨会及论坛能够从不同方面更深入体现展会在发布技术创新趋势、进行商务配对功能、促进信息交流与合作等领域的作用。

　　展会上的论坛是一种更高层次文化价值观的体现。在研讨会或论坛当中，来自不同公司背景的参展商或者观众能够借助这一平台互相沟通交流、各抒己见，而不是只将对方理解成为单纯的竞争者，实现了资源互换、互通有无。既有竞争，又有合作，从而达到了双赢的发展。

　　另一方面，通过举办具有高附加值的论坛及其他活动，参展企业与观众亦把主办方当成智囊团与智力库，从中获取资源，领略产业发展趋势，以求帮助企业将参展利益最大化，使其感受到展会的重要性。

　　主持人：虽然会议活动、主题论坛或专题研讨会是展会不可或缺的组成元素，但能将会议或论坛运用得恰到好处的展会并不是很多。请问各位嘉宾，如何衡量展会上研讨会是否办得成功？

　　曾耀德：最直观的界定是看会议现场是否有很多的专业观众；此外，要看会议的配套设施、技术等方面是否准备得比较好，还有会议的宣传是否到位。最重要的还是在于看会议、论坛是否营造了良好的氛围、舒适的环境，让参展商和观众的沟通达到了满意的效果。

　　杜承华：展会同期研讨会与活动要围绕展会的主题进行，为参与展会的嘉宾服务。参加研讨会嘉宾的质量与数量，嘉宾在技术交流等会议中的收获，在商务配对活动中达成的意向， 研讨会或论坛自身的广度与深度等方面都影响展会上的各种相关研讨会与活动是否举办得出色成功。

　　出席论坛的演讲嘉宾参与演讲的内容要具有代表性、专业性和前瞻性，立意深远才能够吸引到高质量的听众群参与其中进行学习及探讨，并找到合适的用户群体。我们在研讨会的嘉宾邀请上都很注意邀请有份量的参与者出席，并就技术和市场发展对主题进行引导，这样在展会的同期活动中，展商的信息能够更有效传达出去， 使与会者的眼界得以开拓，帮助其发展创新思维，找到新市场，或原有市场获得更大的增长点；如果听众在参加完研讨会后普遍的评价是展会同期活动十分实际有用，技术含量高、信息性强、参与者水平专业、研讨气氛积极正面，那么便是组织了一场成功的研讨会。

　　冯培喜：正如前面所说，作为展览会的配套活动，相关会议、论坛及专题研讨会不能单纯追求热闹的场面，要与展览会紧密结合。主题既符合行业发展趋势，又要切合市场需求、买卖双方的需求，不能大而空，也不能空谈技术。这是衡量会议活动是否成功的主要标准。

　　会议活动是否邀请到高级别的演讲者，是否给与会者带来需要的信息，有否产生新的思想，带给与会者一些新思路，是否达到买卖双方配对的目的等都是衡量其成功与否的标准。会议定位不同，衡量标准也各异。

　　主持人：各位认为对于主办方来说，策划会议活动、主题论坛或专题研讨会等活动的难点是什么？注意事项有哪些？

　　杜承华：我认为展会上的论坛要把握以下几点：
专业性：策划展会上的同期研讨会与活动需要切合主题，最大化提升展会效用，为参会者提供有用信息。这就要求主办方对各相关行业的专业化知识掌握达到较高程度，在此形势下，对我们的员工素质也提出了更高要求，不单要掌握基础的会展从业知识技能，也需要针对各行业进行深入透彻的了解学习，不断捕捉市场发展最新动态，才能够使行业发展。展会参与者的需求与展会能够提供的增值服务相结合，从而更好的服务展商与观众，构建真正专业的研讨平台。

　　组织性：需制定周密详细的时间计划表，确定研讨会或论坛的邀请嘉宾、 主题、 内容、人数、时间、地点等按进度向与会人士发出邀请，确认参会人员。前期准备充分，工作安排全面细节化，现场才会有条不紊，应对自如。

　　时效性：作为专业的会展主办方，应不断引领市场趋势，借助展会的平台就业界关注的焦点及时组织论坛等活动，使参会者之间自如交流；同时密切关注新兴事物，紧跟创新步伐，邀请业内领先企业或机构进行探讨，帮助与会者把握先机。

　　权威性：借助主办方的影响力，邀请具声望的科研机构专家学者，或著名行业领头企业进行研讨，会更具号召力及说服力。

　　针对性：在展会中举办形式内容各样的同期研讨会与活动能够吸引多方听众参与。展商亦可在展会中自行举办产品发布会及研讨会，更有利推广和有针对性的与目标群体沟通交流。

　　冯培喜：最大的难点就是作为既不是专家，也不是用户的展览公司，如何把握行业需求，特别是技术方面的脉搏，来制定会议主题。在此方面，我们专业的展览公司应该加强与相关行业协会的合作。此外，主办方要注意加强互动交流，调动听会者的积极性，营造热烈的会议氛围。许多展览会的相关会议均由企业赞助，因此要避免演变成为企业推介会，产品推广会。会议活动与相关行业协会合作，以及选择市场热点作为主题一定会引起买卖双方的兴趣。

　　曾耀德：我认为难点主要在于选择一个好的主题。找到一个好的主题不容易，很多主题别人都已经做过很多次，“陈词滥调”就没有很大意义了。我觉得展会期间会议、论坛的主题应该和参展商多沟通，看他们有什么要求。否则你找的某个会议主题可能跟他们的需求没有关系。市场跟产品一样，发展非常快，会议的主题也要跟上时代的变化，要具有新颖性和创新性。

　　主持人：在展会上举办会议论坛活动，三位嘉宾认为在场地选择上及场地布置上应该注意些什么？

　　冯培喜：在会议场地选择方面，要尽量临近展览场地，方便观众和展商到达。有些专题会议也可以选择在展会现场搭建临时会议室举办。会议是一个临时的信息交流中心，在场地布置方面最重要的是要主题鲜明。会议的主题定位要非常明确，根据不同的定位选择不同会场以及会议室布置模式来突出主题。如大型、高规格的会议当然要采用剧场性或礼堂性的会议室，容纳人数庞大。而中、小型会议则要根据需要采取中空圆形、T型、U型、教室型等不同布置模式。

　　会议的目的在于交流和传递信息，因此会场布置要营造出温馨、愉悦的气氛，尽量拉近演讲者与听众的距离，便于交流。会议安排上也要给予与会者互相交流的时间和机会。

　　曾耀德：展会期间举办会议的场地选择很重要。可以是在展馆内、展馆外或酒店。具体要看展馆的设施条件，可能有的展馆没有配套的会议设施，也可能附近正好有一个酒店可以举办会议。

　　一般来说，在展馆内举办会议，可以节约参展商的时间，参展观众比较容易找到地点。但要注意以下两点：一是隔音效果。在展馆内举办会议，声音比较嘈杂，如机械展览会声音就比较高，就不太适合在展馆内举办。我们在去年的有机食品展上，就是把会议放在展馆内举办，这是因为食品展的声音比较小；二是成本问题，如果展馆内需要做特殊的搭建来举办会议，则成本比较高，这也是需要充分考虑的问题。

　　杜承华：与展会同期举办的论坛，应该将场地安排在距离展会现场较近的地点，研讨会或论坛的位置标识要清晰明了，方便与会者顺利到达。会议现场可尽量营造和谐宽松的气氛，摆放可供小组讨论的家具等，让大家融入环境积极参与现场的讨论。

　　主持人：很多人在开会的时候，容易陷入死板、沉闷的气氛。在很多展会的会议论坛上，也经常出现这样的情况：要么，会议现场观众寥寥；要么主题枯燥无味。会议活动、主题论坛或专题研讨会的举办形式和主题选择上，各位有哪些好的建议？如何让会议论坛开得愉悦、轻松？

　　冯培喜：如今，各行各业都充斥着大大小小的论坛、高峰会、颁奖典礼、研讨会等，因此要有一个详细的了解，尽量避免主题和内容重复，挖掘新意。同时，主题要突出亮点，技术方面不需要太多讨论，要用案例来带出主题，用数据来说话。根据主题和亮点引申出发展或动态等为观众和媒体所关注的东西。

　　演讲者是会议的卖点之一。演讲者的名声、地位、水平对会议产生重要影响，一是影响人们是否参会；二是影响与会者是否认真听会。因此，选择演讲者非常重要。当然是要尽量邀请高级别的演讲人到会，但是还要注意一个水平问题，这里所说的水平，一方面是专业水平，另一方面是演讲水平。一个毫无演讲常识，只知道上台平淡如水的宣读演讲稿的专家，和一个激情洋溢，能够调动听众积极性的演讲者之间有着巨大的差别。

　　一直以来，“声、光、影”都是吸引观者注意力的最有效的办法，在保证会议议题专业，演讲者具备足够吸引力的前提下，充分利用有效的投影设备、模型设备等进行充满趣味的，生动的演示，对于会议来说至关重要。同时，演讲者在演讲的过程中可以适时地抛出一些问题，可以是一些征求观点的问题，也可以是一些常识性的问题，加强互动，吸引听众注意力。

　　会议是实现沟通交流的平台，会议本身就赋予与会者充分发表自己观点、见解的权利。但是由于受文化和其他因素的影响，人们开会时多采取多听少说的态度。因此，必须积极邀请与会者发言，提出问题。当然，要向与会者传递交流互动的思想，并且尽可能营造出一种让与会者感觉舒适，可以积极参与探讨的会议氛围。

　　曾耀德：做会议是一项非常专业化的工作。无论展览或会议，“专业化”都是决定其竞争力和生命力的要素。这些关键还是在于选择一个好的主题。好的主题一定是符合参展商和观众需求的。所以前期需要做一些调研，深入行业，了解市场。

　　杜承华：首先，研讨会的主题符合展商与观众关注的议题很重要。这需要结合到以上所提及的主办方对专业领域的把握程度及邀请演讲嘉宾和观众的层次等方面。其次，现场的资料准备要充分并进行派发，让听众事先对所要探讨的领域有一个大致的了解。而演讲嘉宾也需要在短时间的发言中有重点地进行介绍，结合如多媒体、同声传译等手段，借助现场产品或技术服务范例样板，从视觉听觉及感官上吸引听众注意力。同时在研讨过程中也需要穿插讨论时间，让大家充分参与现场讨论融入环境。(来源：《中国会展》杂志)